Es gibt Situationen, in denen der Arbeitgeber gerne auf den E-Mail-Account eines Mitarbeiters zugreifen würde, sei es durch vergessene Weiterleitung der Mails bei Urlaub, durch Krankheit, durch Ausscheiden oder anderer Umstände.

 

In diesen Fällen muss eine der Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt sein beziehungsweise der § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG Beachtung finden. Danach dürfen personenbezogene Daten eines oder einer Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies unter anderem für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.

 

Für den optimalen Fall einer gütigen Aufhebung des Arbeitsvertrages, sollte eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter bevor er das Unternehmen verlässt, aus dem eigenen E-Mail-Postfach mögliche vorhandene persönliche oder private E-Mails löschen. Alle anderen zum Arbeitsverhältnis gehörenden E-Mails sollten entweder an die Vertretung oder Nachfolge weitergeleitet werden, falls sie für betriebliche Zwecke benötigt werden.

 

Oftmals ist eine so saubere Übergabe aber leider nicht möglich. Hier steht das Unternehmen dann meist vor zwei möglichen Szenarien:

Szenarium (1)

Private E-Mails sind grundsätzlich im Unternehmen verboten und auch so vertraglich festgehalten. Und wird auch durch den Arbeitgeber regelmäßig kontrolliert.

 

Szenarium (2)

Wie bei Szenarium (1), aber ohne Kontrolle, ob private Mails über den Firmen Account verschickt oder empfangen wurden.

ODER ganz generell, es gibt keine solche Vereinbarung in dem Unternehmen.

 

Bei Szenarium (1) darf der E-Mail Verkehr eingesehen und auch entsprechend betrieblicher Nutzung verarbeitet werden.

 

Bei Szenarium (2) ist der Zugang an den E-Mail Verkehr des ausgeschiedenen Mitarbeiters etwas schwieriger.  Hier muss eine verantwortliche Person bestimmt werden, die Einsicht in den E-Mail Verkehr bekommt und die privaten Mails, ohne sie zu lesen, aussortiert und den betrieblichen E-Mail Verkehr an den Nachfolger weiterleitet.

 

Gerne unterstützen und beraten wir Sie gerne rund um das Thema Datenschutz.